La nota de débito es un documento comercial que un vendedor envía a sus clientes para notificarles de una próxima factura o de un incremento en el monto de una futura factura.
Una nota de débito se puede emitir ante diversas circunstancias que aumenten la deuda de un cliente con la empresa, por ejemplo:
- Cuando se entregan mercaderías que aún no han sido pagadas por el cliente.
- Luego de que se ha proveído un servicio, el cual será abonado en el futuro.
- Cuando se han producidos errores en la facturación. En este caso, una nota de débito se emite para corregir estos errores. Por ejemplo, si una empresa ha emitido una factura por $90, cuando tendría que haber emitido una factura por $100. En este caso emite una nota de débito por $10.
- Cuando se producen intereses por mora. Por ejemplo, si un cliente tienen una factura vencida por $100 y la empresa cobra un interés del 5% si la factura no ha sido abonada a término, la empresa emitirá una nota de débito de $5 para avisar al cliente del incremento de la deuda.
Requisitos de las Notas de Débito
De acuerdo a la normativa de cada país, las notas de débitos tendrán que cumplir los requisitos legales de ese país. Por ejemplo, se puede exigir que se emitan solamente al mismo comprador o beneficiario del servicio al que se le emitió la factura original. Generalmente, también debe incluir el motivo del aumento de la deuda, el importe y el monto de IVA.
¿Para qué sirve una Nota de Débito?
Una nota de débito brinda información sobre una próxima factura o puede servir como recordatorio de un monto adeudado. El comprador usa la nota de débito para registrar el aumento de su deuda. Para el vendedor, la nota de débito también sirve para registrar una transacción en su sistema contable.
En algunos casos, las notas de débito se emiten como simples cartas informativas, que incluyen información sobre una próxima factura, medios de pago e información sobre los productos y servicios brindados.
No todas las empresas usan notas de débito, muchas simplemente envían facturas luego de producirse la obligación. Las notas de débitos son mas usadas en las transacciones entre empresas (Business to Business), pero también usan, aunque no tan frecuentemente, en las transacciones con clientes finales. Muchas empresas que realizan transacciones frecuentemente, tienen cuentas abiertas que se cancelan a fin de mes, mediante el envío de una factura. Las transacciones que se realizan antes del envío de la factura, se informan mediante notas de débito.
Nota de Débito y Factura
Una nota de débito no requiere un pago inmediato, generalmente se usa solo para informar a los clientes de las futuras obligaciones. En un futuro próximo, se generará una factura para la cancelación de estas obligaciones.
La nota de débito puede incluir una referencia a la factura, cuando la factura ya ha sido emitida con anterioridad. Por ejemplo, si se ha emitido una nota de débito para corregir errores en una factura anterior.
Una factura es un documento que se considera un pedido de pago. Cuando se emite una factura, el comprador ya debe dinero al vendedor.
Nota de Débito versus Nota de Crédito
Una nota de débito informa de un incremento de deuda por parte del cliente, mientras que una nota de crédito informa sobre una disminución de la deuda, o bien, sobre un aumento del saldo a favor de un cliente.
Ejemplo de Nota de Débito
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