Concepto de Organización Formal: Idalberto Chiavenato, en su libro Introducción a la Teoría General de la Administración, establece que la organización formal se basa en una división del trabajo racional, mediante la diferenciación e integración de los participantes, de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso de toma de decisiones. Es la organización planeada, la que está en el papel, generalmente aprobada por la dirección y explicada a todos a través de manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc. Es la organización formalizada oficialmente
. A su vez Harold Koontz y Heinz Weihrich, en su libro Administración una perspectiva global, dicen que la organización formal es la estructura intencional de papeles en una empresa organizada formalmente
.
Teniendo en cuenta estas concepciones, podemos decir que la organización formal es el conjunto de relaciones establecidas entre los distintos órganos de la organización, ya sea un órgano - individuo, un órgano- sección, un órgano - departamento o un órgano - área, y establecidas mediante el proceso racional de planificación para lograr la adecuación de esas relaciones a los fines. Por ejemplo, el departamento de control de calidad es un grupo formal (u organización formal). Es formal dado que los sujetos que lo integran, las funciones que desempeñan y las relaciones que se establecen entre ellos están determinadas a priori por la gerencia mediante la planificación, de tal manera que posibilite la consecución de los objetivos definidos por ésta última. Por más que la gerencia haya determinado a priori todos estos elementos, no implica que no estemos frente a un grupo desde la perspectiva sociológica ya que reúnen todos los elementos que deben tener un grupo.
Elementos: volviendo al ejemplo del departamento de control de calidad, vamos a tener:
1) Número: el número mínimo de integrantes de un departamento de ser por lo menos dos.
2) Interacción significativa: demás esta decir que todos los supervisores e inspectores de calidad se comunican permanentemente para trabajar coordinadamente y alcanzar los objetivos departamentales (por ejemplo, disminuir los productos rechazados por mala calidad en un 10% antes de 10 meses).
3) Marco normativo y valorativo: en todo departamento hay reglas que respetar, por ejemplo, efectuar el control de calidad mediante la técnica y con la regularidad previamente convenida. En cuanto al marco valorativo, los inspectores de calidad deben otorgar importancia al trabajo que realizan siendo responsables, eficientes y eficaces, el que no le preste atención al control de calidad, que es una de las tareas fundamentales que hace a la imagen de la empresa, seguramente termine por ser excluido del mismo.
4) Objetivos específicos: los departamentos tienen objetivos tácticos que cumplir, que se orientan a mediano plazo, pero a su vez hay otros objetivos más inmediatos, como los individuales cuya consecución posibilita el alcance de los objetivos departamentales.
Entonces las organizaciones formales que se establecen dentro de las empresas (cargos, secciones, departamentos y áreas) son grupos desde el punto de vista sociológico, que se estructuran conscientemente para el logro de fines precisos y concretos.
Por otra parte, tenemos la organización informal o grupos informales que se establecen dentro del ámbito organizacional y que se establece de manera espontanea y hasta podría decirse natural entre los distintos individuos que comparten valores en común.
Autor:
Cdor. Público
Licenciado en Administración de Empresas
Richard Leonardo Amaro Gómez