La planificación racional de la recopilación de datos para la liquidación de los impuestos anuales

Autor: Richard Leonardo Amaro Gómez

Anualmente se tiene que presentar las declaraciones juradas del impuesto a las ganancias y del impuesto a los bienes personales de las personas físicas, que empieza a vencer en abril de cada año. La preparación de estas declaraciones juradas conlleva un sinnúmero de datos muchos de los cuales los debe proporcionar el cliente al contador. Cómo estos datos son de distinta índole dado que no son sólo de naturaleza económica sino también financieros, patrimoniales e inclusive algunos personales, estos datos siempre los solicita al contador al cliente, quien remite de diversas formas todos los datos. Debido a que por lo común está provisión de información por parte del cliente es en forma desorganizada, es decir, sin seguir un orden lógico esto trae aparejado dos grandes consecuencias:

a)Se insume mucho tiempo por parte del contador por tener que ordenar, clasificar y controlar toda la información y,

b)Se insume mucho tiempo por parte del cliente al cual hay que estar llamándolo para que aclare los aspectos que quedaron difusos y para que remita la información que todavía no proporcionó.

Además del riesgo de presentar declaraciones juradas inexactas por no tener la suficiente y adecuada información para la liquidación de los impuestos. A esto se suma que las exigencias de información que requieren los aplicativos de IGPF (impuesto a las ganancias personas físicas) e IBPF (impuesto a los bienes personas físicas) de la Administración Federal de Ingresos Públicos es creciente a lo largo del tiempo, es decir, con las modificaciones de los aplicativos las nuevas versiones solicitan cada vez más datos. Por lo cual no cabe extrañar que el volumen de datos que cada cliente deba proporcionar a su contador sea cada vez más en cantidad y detalle.

Problema

¿Qué procedimientos se puede aplicar para que los clientes proporcionen a sus contadores la información precisa en cantidad y calidad en tiempo y forma (organizada de manera lógica) para la correcta liquidación y presentación de los impuestos anuales: impuestos a las ganancias e impuesto a los bienes personales?

Hipótesis

Si se utiliza un modelo de planilla para la provisión de los datos económicos, patrimoniales, financieros y personales, además de un pequeño manual sencillo y breve que explique su funcionamiento, entonces no sólo se podría optimizar el tiempo que demanda la liquidación y presentación de los impuestos anuales de las personas físicas, sino que además generaría un valor agregado para el cliente optimizando también su tiempo.

Fundamentación

Teórica:

Todas las escuelas de la administración científica desde Federico Taylor y Enrique Farol (administración clásica) hasta Peter Drucker, Herbert Simon, Harold Koontz, Heinz Weihrich, Michael Porter, etc. (administración moderna), entre otros representantes de las escuelas modernas de la administración, sostuvieron que la eficiencia y eficacia tanto de los recursos físicos así como de los humanos requieren de la racionalización de todas las actividades a través de la planificación, gestión y control que debe llevarse a cabo en la fase preliminar de toda actividad, para así alcanzar racionalmente los objetivos. De esta manera con la introducción de las ideas de planificación, gestión y control para asegurar la consecución de objetivos, toda tarea debe pensarse antes de manera cuidadosa para evitar el empirismo que conlleva al derroche de recursos, entre ellos, un recurso vital que resulta no renovable como es el tiempo.

Empírica:

Desde antigua data se comprobó que toda tarea que realiza el ser humano analizando de antemano un método y coordinándolo con las demás personas que intervienen en la labor, conlleva a evitar desvíos y asegurar la optimización del tiempo en el logro del objetivo planteado. Si bien es imposible pensar en racionalizar de ante mano toda las tareas que lleva a cabo el individuo dado que eso haría desaparecer una faceta esencial del mismo como lo es la espontaneidad, ello no quita que ciertas tareas profesionales sea necesario su racionalización a través de la planificación para optimizar el tiempo. Lo cual siempre sucede y se repita en la práctica, aunque sea de manera inconsciente.

Defensa

El análisis de todos los datos cuantitativos y cualitativos de los clientes tanto referidos a su aspecto económico, patrimonial, financiero así como también a su aspecto personal cumple un rol de primerísimo importancia dado que los desvíos generan diferencias dinerarias a favor o en contra del órgano recaudador, que este caso es la Administración Federal de Ingresos Públicos, con los correspondientes intereses respectivos y multas en caso de ello configure un comportamiento o conducta ilícita punible según las normas de procedimiento fiscal.

El factor tiempo también cumple otro factor importante tanto para el cliente como para contador que siempre corre contra el tiempo a la hora de liquidar los impuestos anuales, razón por la cual siempre se terminan prorrogando los vencimientos oficiales. A esto se suma que las exigencias de información de los fiscos, no sólo a nivel nacional sino también a nivel local (provincial y municipal) es cada vez mayor, lo cual amplia la cantidad de datos que deben proporcionar el cliente y el análisis que se debe hacer de los mismos.

De lo expuesto se desprende lo fundamental que se convierte que el contador cuente con todos los datos económicos, patrimoniales, financieros y personales de cada cliente, razón por la cual el utilizar una planilla estándar para la provisión de los mismos, además de un pequeño manual sencillo y breve que explique su utilización, llevaría a optimizar el tiempo que demanda la liquidación y presentación de los impuestos anuales, aparte de generar un valor diferencial en el servicio profesional optimizando también el tiempo de los clientes, quien no deberían insumir tiempo extra remitiendo datos no informados.

Los beneficios de utilizar una planilla de solicitud de datos estándar radica en:

a)tener todos los datos metódicamente organizado en un solo documento,

b)tener constancia escrita de los datos proporcionados para los clientes para la liquidación (papel de trabajo),

c)poder comparar rápidamente las diferencias respecto a papeles de trabajo de años anteriores,

d)asegurarse de que el cliente sepa todos los datos que debe informar, entre otros beneficios.

Si bien se puede cuestionar que el llenar la planilla y en caso de duda leer el manual llevaría tiempo al cliente, hay que tener en cuenta que ese tiempo sería menor al que demandaría las reuniones, mails y llamados. Además no hay que olvidar que la primera vez en su aplicación puede ser una tarea que demande un poco de más tiempo, pero en lo sucesivo y debido a la denominada Curva de Aprendizaje el tiempo tiende a bajar cada vez más. Y esto no sólo se aplica al cliente sino también al contador.

En la Argentina actual y con el gran avance de la tecnología no sólo se puede pensar en una planilla estándar a llenarse a mano, sino en un formulario a completarse en archivo con instrucciones y a remitirse vía correo electrónico (email) lo cual facilitaría aún más el trabajo, más allá que luego por correo se puede remitir copia de la documentación que el contador necesita ver. Incluso también se puede pensar en un formulario a completar a través de Internet en la página del estudio con instrucciones para que los datos sean remitidos on line.

El análisis de esté método de trabajo para recopilar los datos necesarios para la liquidación y presentación ante la AFIP de los impuestos, implica la racionalización de uno de los trabajos más complejos y que tiempo demandan a los contadores públicos, que además se puede mejorar de manera continua asegurando un feedback o retroalimentación necesaria por parte de los clientes, para que esto a su vez no se convierta en un trabajo para ellos complicado.

Tanto el marco conceptual como el empírico de la hipótesis formulada avalan la necesidad de dejar atrás el empirismo y la improvisación, por la planificación racional de método que por lo todo lo expuesto llevaría a resultados de eficiencia y eficacia que no sólo beneficiaría al contador en su labor sino que además al cliente, generando de esta manera un ventaja diferencial en el servicio profesional.

Conclusiones:

La planificación racional de todo trabajo, tanto teóricamente como empíricamente, ha sido una preocupación constante de los administradores.

La diferencia principal de un trabajo profesional de uno que lo es no sólo lo marca quien lo realiza sino también la manera en que se lleva a cabo.

El empirismo y la improvisación, ha cedido por la planificación racional de métodos de trabajo que logren mayor eficiencia y eficacia en la consecución de los resultados deseados o esperados.

Las tareas que lleva a cabo el contador para la liquidación anual de los impuestos anuales (ganancias y bienes personales) no escapan a esa necesidad de metodización y racionalización a través de la planificación debido a diversos factores que hoy son clave para llevar dicha tarea de manera exitosa y a su vez para crear un valor diferencial en la prestación de un servicio profesional.

El procedimiento que se puede aplicar para que los clientes informen a sus contadores los datos necesarios en tiempo y forma, para la correcta liquidación y presentación de los impuestos anuales, una de las tantas tareas que lleva el contador, es sin lugar a duda estandarizar dicha tarea mediante un modelo de planilla para la provisión de los mismo, aparte de acompañarlo de un pequeño manual. De esta manera no sólo se podría optimizar el tiempo que demanda la liquidación y presentación de los impuestos anuales de las personas físicas, sino que además generaría un valor agregado para el cliente optimizando también su tiempo.

Autor: Richard Leonardo Amaro Gómez

Contador Público

Licenciado en Administración de Empresas

Richard Leonardo Amaro Gómez

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