Los sistemas de información, según Peña (2006), tienen 5 elementos importantes, estos son:
- Financieros
- Administrativos
- Humanos
- Materiales
- Tecnológicos
En la bibliografía consultada, sin embargo otro autor (s/a, 2008a), que contradice lo planteado por Peña (2006), se refiere a que un sistema de información consiste en 3 elementos: humano, tecnología y organización. En teoría de sistemas, un sistema de información es un sistema automatizado o manual que involucra personas, máquinas y/o métodos organizados de recolección, procesos, transmisión, clasificación y divulgación de datos.
Otro autor desconocido (s/a, 2008b) plantea que un sistema de información está compuesto por 6 elementos claramente identificables, tal y como se muestran en la siguiente figura:
Figura 1. Elementos de un sistema de información. Las flechas indican el sentido del flujo de información.
Los elementos del sistema de información, representados en la figura 1, son:
(1) Base de Datos: Es donde se almacena toda la información que se requiere para la toma de decisiones. La información se organiza en registros específicos e identificables;
(2) Transacciones: Corresponde a todos los elementos de interfaz que permiten al usuario: consultar, agregar, modificar o eliminar un registro específico de Información;
(3) Informes: Corresponden a todos los elementos de interfaz mediante los cuales el usuario puede obtener uno o más registros y/o información de tipo estadístico (contar, sumar) de acuerdo a criterios de búsqueda y selección definidos.
Los restantes elementos de un sistema de información son:
(4) Procesos: Corresponden a todos aquellos elementos que, de acuerdo a una lógica predefinida, obtienen información de la base de datos y generan nuevos registros de información. Los procesos sólo son controlados por el usuario (de ahi que aparezca en línea de puntos);
(5) Usuario: Identifica a todas las personas que interactúan con el sistema, esto incluye desde el máximo nivel ejecutivo que recibe los informes de estadísticas procesadas, hasta el usuario operativo que se encarga de recolectar e ingresar la información al sistema y
(6) Procedimientos Administrativos: Corresponde al conjunto de reglas y políticas de la organización, que rigen el comportamiento de los usuarios frente al sistema. Particularmente, debieran asegurar que nunca, bajo ninguna circunstancia un usuario tenga acceso directo a la Base de Datos.
Autor: Armando Duany Dangel - Centro de Estudio de Desarrollo Agrario y Rural