En primer lugar, antes de referirnos al término de gestión del conocimiento es necesario expresar primeramente que es “gestión”, en este sentido Koontz y Weihrich (citado por Pavez, 2000) define el término como “el proceso mediante el cual se obtiene, despliega o utiliza una variedad de recursos básicos para apoyar los objetivos de la organización”
Desde este punto de vista Pavez (2009) enfatiza que la gestión del conocimiento debe cumplir con el concepto anteriormente expresado, entendiendo como recursos al conocimiento.
La gestión del conocimiento se define según Daedamun (2003) como: crear, adquirir, retener, mantener, utilizar y procesar el conocimiento antiguo y nuevo ante la complejidad de los cambios del entorno para poder poner al alcance de cada empleado la información que necesita en el momento preciso para que su actividad sea efectiva.
La gestión del conocimiento, desde el punto de vista conceptual, ha sido definida, además, por Rodríguez (2006) como un conjunto de procesos sistemáticos (identificación y captación del capital intelectual; tratamiento, desarrollo y compartimiento del conocimiento; y su utilización) orientados al desarrollo organizacional y/o personal y, consecuentemente, a la generación de una ventaja competitiva para la organización y/o el individuo.
Muchos autores han definido de forma explícita el término de gestión del conocimiento, en este sentido Pavez (2009) cita las siguientes definiciones:
“Es el proceso sistemático de buscar, organizar, filtrar y presentar la información con el
objetivo de mejorar la comprensión de las personas en una especifica área de interés”.
“Encarna el proceso organizacional que busca la combinación sinérgica del tratamiento de datos e información a través de las capacidades de las Tecnologías de Información, y las capacidades de creatividad e innovación de los seres humanos”.
“Es la habilidad de desarrollar, mantener, influenciar y renovar los activos intangibles llamados Capital de Conocimiento o Capital Intelectual”.
“Es el arte de crear valor con los activos intangibles de una organización”.
Finalmente, Pavez (2009) a partir de las anteriores definiciones hace suya la siguiente definición del término gestión del conocimiento como “el proceso sistemático de detectar seleccionar, organizar, filtrar, presentar y usar la información por parte de los participantes de la organización, con el objeto de explotar cooperativamente los recursos de conocimiento basados en el capital intelectual propio de las organizaciones, orientados a potenciar las competencias organizacionales y la generación de valor”.
Por su parte Carrión (2009) define textualmente gestión del conocimiento como:”El conjunto de procesos y sistemas que permiten que el Capital Intelectual de una orgazación aumente de forma significativa, mediante la gestión de sus capacidades de resolución de problemas de forma eficiente (en el menor espacio de tiempo posible), con el objetivo final de generar ventajas competitivas sostenibles en el tiempo “
Otro autor hace referencia a la gestión del conocimiento y enfatiza en que existen en ella dos procesos fundamentales –cada uno de ellos se subdivide en otros, pero los básicos son dos, uno es la creación de conocimiento y el otro, la transmisión de conocimiento. Además, estos dos procesos que pueden pensarse por separado también están totalmente interrelacionados, porque la creación de conocimiento no es algo que hacemos partiendo de la nada, sino que para crearlo utilizamos conocimiento que nos viene de otras personas y de otros lugares –por lo tanto, ha habido un proceso de transmisión previo. Son procesos que están muy interrelacionados y que juntos hacen que el conocimiento dentro de las organizaciones mejore y se utilice (Canals, 2003).
Según lo expresado por Canals (2003) la gestión del conocimiento intenta, en su vertiente más práctica, trabajar una serie de instrumentos que permiten fomentar la creación de conocimiento y, también, mejorar o impulsar su transmisión. Este autor ejemplifica cuales instrumentos son utilizados tanto en la creación como en la transmisión del conocimiento, expresado de la siguiente forma:
Creación del conocimiento: Algunos ejemplos de estos instrumentos pueden ser las bases de datos relacionales, (...) y las bases de datos documentales. Esto en lo que concierne al conocimiento más explícito.
Transmisión del conocimiento: Ahora bien, también podemos hablar de instrumentos como las intranets y los portales (...), que contribuyen a hacer que haya comunicación, además de que permiten depositar documentos sin un grado tan alto de estructuración (...).
Este mismo autor (Canals, 2003) refiere que además de los instrumentos antes mencionados, si queremos gestionar el conocimiento es fundamental entender las organizaciones (...), debido a su complejidad. No puede llegarse a una organización y decir “Implantamos un proceso de gestión del conocimiento, y esto va así, así y así, porque normalmente fracasa. Lo que debe hacerse es observar, ver qué sucede en aquella organización y observar cuáles son los flujos de conocimiento y a partir de esta observación e interpretación, facilitar las cosas para la organización.