La estructura sobre la cual se basa la Gestión del Conocimiento está integrada por: Datos, Información, y Conocimiento. (Martínez, 2001).
Es necesario, primeramente, definir de forma explícita conceptos importantes tales como: datos, información y conocimiento, según el glosario de gestión del conocimiento de Daedalus (2003) datos: se refiere a medidas, cifras, nombres y hechos, mientras que Martínez (2001) lo define como el nivel más bajo de la información y como tal no tiene un valor intrínseco, sino que adquieren importancia cuando son agrupados bajo una cierta lógica de utilidad ; otra definición de datos es la dada por Davenport y Prusak (1999) citado por Carrión (2009) el que plantea que “datos es un conjunto discreto, de factores objetivos sobre un hecho real. Dentro de un contexto empresarial, el concepto de dato es definido como un registro de transacciones. Un dato no dice nada sobre el porqué de las cosas, y por sí mismo tiene poca o ninguna relevancia o propósito
”.
Por su parte Daedalus (2003) define información como: datos procesados u organizados y conocimiento: se define como: capacidad de convertir datos e información en acciones efectivas.
Por su parte Martínez (2001) define el término de información planteando que ”está constituida por los datos y algunos hechos organizados, siendo necesario que sean puestos en un contexto o en el marco de referencia de una persona, con lo cual ya es posible obtener la utilidad de la misma
. Además define el término conocimiento como: la conclusión a la que se llega al analizar la información y constituye la unión de la información, el contexto y la experiencia adquirida.
Hay autores como Davenport (2001) que también definen términos como datos, información y conocimiento, en lo referido al término de datos este autor lo define como conjunto de hechos discretos y objetivos sobre acontecimientos en el contexto de una organización, haciendo uso de sistemas tecnológicos y manteniendo una estructura básica de almacenamiento estable, además se enfatiza en que los datos son importantes para las organizaciones en gran medida, por supuesto, porque son la materia prima fundamental para la creación de información.
En lo relacionado con el término de información Davenport (2001) lo define como un mensaje, generalmente en forma de un documento o de una comunicación audible o visible. Al igual que cualquier mensaje, tiene un emisor y un receptor. La información apunta a cambiar la manera en que el receptor percibe algo, apunta a modificar su criterio y su conducta. Originalmente, la palabra "informar" significaba "dar forma a" y la información está destinada a formar, a modificar a la persona que la obtiene, a influir sobre su punto de vista o intemalización. En sentido estricto, entonces, se deduce que el receptor, y no el emisor, decide si el mensaje que recibe es verdaderamente información, es decir, si realmente lo informa.
El término dato difiere de información, en este sentido Davenport (2001) enfatiza al plantear que a diferencia de los datos, la información tiene significado no sólo porque modifica potencialmente al receptor, sino porque tiene una forma en si misma y está organizada para un propósito. Los datos se convierten en información cuando el que los crea les agrega significado y en esta misma línea de pensamiento se hace necesario enfatizar en varios métodos, conocidos como las cinco C, estos son: contextualización, categorización, cálculos, corrección y condensación.
La contextualización está relacionado con el propósito por el cual se recopilaron los datos, el método de categorización se refiere a las unidades de análisis o componentes, el método de cálculo está relacionado con uso de análisis matemático o estadístico, el método de corrección es el empleado para eliminar errores en los datos y por último el método de condensación se refiere a que los datos pueden ser resumidos de una forma más concisa.
El término de conocimiento es definido por Davenport (2001) autor este que no pretende dar una definición taxativa, sino una definición experiencial del conocimiento, una descripción pragmática que expresa las características que hacen que el conocimiento sea valioso y de difícil gestión, este autor define al conocimiento como: una mezcla fluida de experiencia estructurada, valores, información contextual e internalización experta que proporciona un marco para la evaluación e incorporación de nuevas experiencias e información. En las organizaciones, con frecuencia no solo queda arraigado en documentos o bases de datos, sino también en las rutinas, procesos, prácticas y normas institucionales.
La definición de conocimiento expresada por Davenport (2001) aclara inmediatamente de que el conocimiento no es algo ordenado o simple, sino que es una mezcla de distintos elementos; es tanto fluido como estructurado formalmente; es intuitivo, y por lo tanto, difícil de traducir en palabras o de entender por completo en términos lógicos. El conocimiento existe en las personas y forma parte de la complejidad e imprevisibilidad humana.
Por otra parte, El Larousse “Gran Diccionario de la Lengua Española”, define “Conocimiento” como “acción y resultado de conocer”. [falta autor, año y asentamiento bibliográfico]
Expresando una visión desde la teoría organizacional se puede definir conocimiento como la información que posee valor para ella, en este sentido Pavez (2009) expresa que existen diferentes categorías del conocimiento, estas son: codificado/tácito, de uso observable/No observable, conocimiento positivo/negativo, conocimiento autónomo/sistemático y régimen de propiedad intelectual.
Un aspecto muy importante a tener en cuenta según lo expresado por Pavez (2009) es que las organizaciones por si sola no pueden generar conocimiento, que son las personas que la componen quienes establecen las nuevas percepciones, pensamientos y experiencias que establecen el conocer de la organización. Bajo esta premisa, entender donde reside aquel conocimiento es de vital importancia para administrarlo y generar valor.
Teniendo en cuenta un enfoque de proceso hay dos autores que expresan, de forma diferente, la visión del conocimiento en torno al proceso de agregación de valor, por una parte Fleming (citado por Pavez, 2000), asocia el nivel de dependencia del contexto y el nivel de entendimiento en torno a los elementos de la cadena informacional: los datos, la información, el conocimiento, la sabiduría y la verdad.
Por otra parte la autora Ponjúan (citado por Pavez, 2000) presenta el enfoque de valor agregado establecido por el especialista norteamericano Rober Taylor; este enfoque “se fundamenta en la transferencia de información como respuesta intensiva a un proceso humano, tanto en las actividades formalizadas a las que llamamos sistemas como en el uso y usos de la información que son las salidas de estos sistemas.
El enfoque de valor agregado de Ponjúan (citado por Pavez, 2000) es expresado de forma gráfica como la pirámide informacional, en la que desde la base hasta la cúspide se representan en sectores varias categorías que explican el proceso de transformación asociada a la generación del conocimiento, en este sentido en el nivel más bajo de la pirámide se encuentran los datos, que por si solos no tienen un significado, que para ello deben estar ordenados, agrupados, analizados e interpretados para entender potencialmente lo que por si solo nos quieren indicar; cuando los datos son procesados de esta manera, se convierten en información, la que ocupa el segundo nivel de la pirámide informacional.
Enfatiza Ponjúan (citado por Pavez, 2000) que la información tiene una esencia y un propósito, cuando esta es utilizada y puesta en el contexto o marco de referencia de una persona junto con su percepción personal se transforma en conocimiento, el que ocupa el tercer nivel de la pirámide informacional.
El conocimiento según Ponjuán (citado por Pavez, 2000) es la combinación de información, contexto y experiencia. El conocimiento resumido, una vez validado y orientado hacia un objetivo genera inteligencia (sabiduría), la cual pretende ser una representación de la realidad. Por otra parte Carrión (2009) define textualmente conocimiento como: ”... conjunto integrado por información, reglas, interpretaciones y conexiones puestas dentro de un contexto y de una experiencia, que ha sucedido dentro de una organización, bien de una forma general o personal. El conocimiento sólo puede residir dentro de un conocedor, una persona determinada que lo interioriza racional o irracionalmente“
Hay otras entradas en el glosario de gestión del conocimiento (Daedalus, 2003), que debemos tener en cuenta en el momento de hablar de gestión del conocimiento, estos términos son: conocimiento explícito, conocimiento tácito, gestión documental, mapa de conocimiento y recuperación de información.
El conocimiento explícito, según Daedalus (2003) se define como: tipo de conocimiento que se debe expresar con facilidad o que puede ser codificado o formalizado. Este mismo autor define el conocimiento tácito como: tipo de conocimiento que es difícil de formalizar o comunicar como puede ser la experiencia, las habilidades, la intuición, etc., también se expresa en este glosario el término de gestión documental como sistema que permite organizar los documentos en el seno de una entidad. Mientras que mapa de conocimiento es definido como: diagrama que representa un proceso dentro de una organización, permitiendo ver de forma gráfica que fases lo componen, qué personas intervienen en cada fase y que información se utiliza y genera en cada fase y el término recuperación de información se define como: campo de la ciencia que consiste en proporcionar acceso rápido automático a grandes colecciones de objetos que contienen información.
El término conocimiento explícito es definido más claramente por Martínez (2001) cuando expresa que: “conocimiento explícito es aquel tipo de conocimiento que puede ser trasmitido con cierto orden y dentro de una estructura, se encuentra representado por los formatos, los reportes, los diversos documentos, las pantallas, entre otros. Se debe señalar que este tipo de conocimiento puede y debe ser registrado en sistemas informáticos.
Este mismo autor (Martínez, 2001) también define, de forma muy clara, que es conocimiento tácito cuando expresa que “es todo el conocimiento que cada persona ha acumulado a lo largo de los años y que constituye lo que se denomina “experiencia”, se manifiesta también en los estudios que ha seguido, su forma de ser, sus propias actitudes, lo aprendido por el paso de las culturas organizacionales en las que ha intervenido, etc. A diferencia del Conocimiento Explícito señalado anteriormente y que puede materializarse, el Conocimiento Tácito no es tan fácil de materializarlo, por ello la importancia del Knowledge Management o Gestión del Conocimiento.
Autor: Armando Duany Dangel - Centro de Estudio de Desarrollo Agrario y Rural